Импорт кунжута от производителя
Шаг №1. Анализ предложения.
Если закупщик готов рассмотреть возможность заказа интересующей продукции, то ему нужно проработать следующие вопросы:
Определиться с товаром:
- ознакомиться с видами и свойствами кунжута;
- сопоставить между собой различные виды кунжута;
Определиться с примерной ценой на интересующем базисе;
- идею цены на кунжут можно получить из публикуемых прайс-листов;
- прикинуть стоимость с доставкой на интересующем базисе;
- уточнить стоимость таможенной очистки у своего таможенного брокера. Для этого можно предоставить брокеру распечатку ожидаемого вида транспортных документов в зависимости от способа доставки (морская, наземная) и попросить сделать уточненный расчет;
Проработать условия и особенности поставки:
- варианты оплаты, сроки, способы доставки;
- процедуру заключения контракта;
- базовый контракт;
- ознакомится с часто задаваемыми вопросами и ответами поставщика.
Если полученные в результате предварительного согласования индикативные котировки и условия поставки подходят, то можно переходить к следующему шагу.
Шаг №2. Согласование цены и возможности поставки под конкретный заказ.
Необходимо отправить заявку на расчет с указанием особенностей заказа:
- точное наименование товара (вид кунжута, степень чистоты, другие качественные параметры);
- ассортимент, упаковка;
- количество каждого наименования;
- общее количество кратное контейнерам;
- базис поставки.
На основании такого запроса производитель анализирует принципиальную возможность поставки и, если возможно, то выполняет расчет. Закупщик получает цену под конкретику своей компании с ограниченным сроком действия. Как правило, полученные котировки не отличаются существенно от индикативных цен, публикуемых на сайте, так как они являлись рабочими на момент публикации. В большинстве случает индикативная стоимость и цена по запросу примерно равны, если не произошло каких-то существенных рыночных изменений.
Если уточненные цены и условия поставки подходят, то можно переходить к следующему шагу.
Шаг №3. Согласование и подписание контракта.
- рекомендуется взять за основу стандартный контракт поставщика и заполнить его своими данными, файл предоставляется по запросу;
- согласовать условия со своими специалистами (юристом, банковскими работниками, таможенным брокером) и, если необходимо, то внести свои изменения;
- прислать по e-mail свой вариант на согласование. Далее рассмотреть встречные предложения поставщика по редакции отдельных пунктов и так до полного принятия сторонами текста контракта.
- если есть особенности оформления документов, платежа и т. п., то это все нужно согласовывать заранее.
- подписание контракта.
Стороны обмениваются сканированными копиями страниц контракта. На каждой странице контракта нужно поставить свою подпись и скрепить печатью. На двух последних страницах ставятся 2 подписи-печати в предусмотренных пунктах русской и английской версий контракта. Кто подписывает первым/вторым не важно.
В результате заключения контракта закупщик получает сканированные копии страниц подписанного контракта и проформу инвойса. На основании этих документов можно начинать финансовые движения, согласно условиям контракта (открывать аккредитив или слать предоплату). Оригиналы документов присылаются позднее экспресс почтой типа DHL, TNT и т.п.
Шаг №4. Начало выполнение контракта
- несмотря на то, что в контракте вид оплаты прописан достаточно однозначно в ряде случаев потребуется еще согласовать особенности схемы предоплаты или текста аккредитива.
- как только производитель получает информацию из своего банка о фактических действиях покупателя по началу выполнения условий контракта, т. е. поступление предоплаты или уведомление об открытии аккредитива, то начиная с этого момента он приступает к выполнению своих обязательств по поставке груза. Чтобы поставщик скорее увидел оплату рекомендуется предоставить документы, подтверждающие оплату.
- параллельно производится координация требований к маркировке на мешки и требований к заполнению документов;
- закупщик предоставляет производителю свои требования в виде инструкции по виду маркировки, списку нужных документов и особенностям их заполнения.
На основании этой инструкции будут выпущены пакеты документов на груз с учетом всех особенностей.
Шаг №5. Поставка товара
- подготовка кунжута к отправке в среднем занимает около 15-20 дней. За это время производитель производит товар, проводит необходимые процедуры, сертифицирует, доставляет груз в порт, затамаживает, заказывает перевозку и т. п. Время доставки зависит от вида транспорта и конечного пункта;
- морская перевозка: занимает в среднем 30-35 дней до Одессы, Новороссийска, 35 – 40 дней до Санкт-Петербурга;
- после отгрузки производитель предоставляет закупщику shipment advice (уведомление об отгрузке) с указанием основных деталей отгрузки:
- при поставке морем - в shipment advice указываются номер коносамента, номера контейнеров и пломб, дату отгрузки, название судна и т. п. Имея соответствующие номера документов несложно отслеживать движение контейнера через Интернет или обратившись к местным транспортникам.
Шаг №6. Подготовка транспортных документов
Морская перевозка: на основании требований к документам, производитель выпускает черновики документов* и отправляет их на подтверждение закупщику. После согласования их заполнения производитель приступает к выпуску уже оригиналов документов. Примерно через неделю после отгрузки контейнера из Циндао (Китай) производитель получает полный пакет оригиналов сертификатов и транспортных документов на груз. Закупщику отправляются сканированные копии (например, Украина, Беларусь) всех транспортных документов.
Примечание: предоставление черновиков документов выполняется по соответствующему своевременному запросу.
Шаг №7. Документооборот.
Морская перевозка: оригиналы грузосопроводительных документов отправляются закупщику в порядке и в сроки согласно условиям платежа.
- для случая условий предоплаты против факсовых документов закупщик отправляет полную оплату примерно за 10 дней (три дня уходит на перечисление и получение денег, неделя – на доставку закупщику оригиналов экспресс почтой) до ожидаемого прибытия груза в порт назначения;
- для случая условий предоплаты по схеме D/P, производитель обычно отправляет оригиналы всех документов в банк покупателя примерно через неделю после отгрузки. Таким образом, закупщик их сможет получить немедленно из своего банка после полного расчета.
- для случая аккредитива все документы отправляются в исполняющий банк. Закупщик получает оригиналы из этого банка, если условия аккредитива выполнены.
Шаг №8. Таможенная очистка
Получив груз закупщик выполняет таможенную очистку самостоятельно или силами своего таможенного брокера. Производитель будет стараться оказать максимальное содействие в вопросах оптимизации транспортных и таможенных расходов, но все тонкие вопросы по оформлению документов и вариантам платежей нужно четко и подробно согласовывать заранее. Если нужно что-то выпустить "под клиента", то нужно присылать соответствующий пример заполнения, чтобы производитель выпустил все именно так до буквы.
Иногда закупщики берут на таможне список требований к заполнению каких-то бумаг и считают, что этого достаточно - пусть производитель разбирается сам. Это удобное, но не эффективное решение. Обычно приходится выпускать такие бумаги по несколько раз и в итоге суммарные затраты нервов, времени и средств несопоставимы со случаем, если закупщик изначально четко прописал, что документе таком-то, в такой графе должно быть написано то-то; в другой графе - иное и т.п..
Закупщику важно иметь хорошего транспортника, который бы был достаточно опытным и не допускал ошибок, которые бы вели к задержке груза из-за несвоевременного предоставления документов или замечаний к их оформлению.
